在国内某重点实验室（保密需求，暂不公开），高精尖的科研仪器琳琅满目，这些设备不仅是开展前沿科学研究的重要工具，更是国家投入巨大的宝贵资产。该实验室作为国家级科研基地，承担了多项重大科研任务，实验室内部分为多个研究小组，这些小组往往需要交叉使用各类精密仪器。一台昂贵的电子分析仪或质谱仪，不仅属于某一个团队，而是多个小组共享的核心资源。
这种资源共享的模式虽然提高了设备利用率，但也带来了管理上的挑战。传统的纸质登记或简单电子表格记录的方式，已经难以满足高效、精准的管理需求。仪器被借出后，何时归还、设备状态如何、是否需要进行维护保养等一系列问题，常常让管理人员头疼不已。各小组之间也常因设备使用时间的交叉，导致项目进度受到影响。
此外，这些精密仪器不仅价值高昂，还需要定期进行维护、保养和校准，以确保科研数据的准确性和可靠性。同时，作为院所的固定资产，如何做到账实相符、防止资产流失，也是一项重要的管理任务。面对这些问题，该实验室的设备管理部门一直在寻找更为先进的解决方案。
经过院所采购负责人与深圳云里物里科技股份有限公司的多次沟通与交流，确认该公司提供的数字化资产管理解决方案能够很好地契合实验室的实际需求。双方达成一致合作协议，由云里物里科技提供全套的数字化管理方案，包括管理软件云平台、基站和电子标签。
为确保数据安全性和系统稳定性，该方案采用服务器本地化部署方式，所有数据均存储在实验室内部服务器上，严格保证了科研数据和管理信息的安全性。项目实施团队为每台设备安装了电子标签，这些标签如同设备的“身份证”，记录了设备的各项信息和使用状态。
通过这一系统，研究人员只需通过平台就能查看所有设备的实时状态：设备当前是否可用、已被哪个小组借用、预计归还时间等信息一目了然。借出与归还流程全部通过系统完成，自动更新设备状态，大大减少了管理人员的工作负担。各研究小组可以根据系统显示的设备可用时间，高效地安排自己的研究进度，不再因为设备不到位而耽误工作。
同时，系统还集成了设备维护保养提醒功能，当设备达到需要保养或校准的时间节点时，系统会自动发出提醒，确保每台设备都能得到及时的维护，保障科研工作的顺利进行。从资产管理角度，院所领导可以通过云平台的数据分析功能，清楚了解各设备的使用频率、使用寿命和价值损耗情况，为下一财年的设备采购计划提供数据支持。
通过云里物里数字化解决方案的实施，整个院所的设备管理实现了质的飞跃。管理效率大幅提升，设备使用率明显提高，各研究小组的工作安排更加科学合理，科研项目的整体推进效率也得到了显著提升。这一成功案例表明，物联网技术在科研设备管理领域具有广阔的应用前景，将为我国科研事业的发展提供有力支持。
